西安医学院审计档案管理办法
来源:审计处 作者:审计处管理员 点击数: 发表时间:2017-03-03 10:57:30
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关于印发《西安医学院

审计档案管理办法》的通知

西医发20176

 

行政各单位、机关各处室、各附属医院:

《西安医学院审计档案管理办法》经201713日院长办公会议审议通过,现予印发,请各部门、各单位认真学习,遵照执行。

西安医学院

2017 年 1 月9 日

  

西安医学院审计档案管理办法

第一章  总则

第一条 为了规范学校审计档案管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《教育系统内部审计准则》、《陕西省内部审计具体准则》“审计档案工作”,结合我校审计工作实际,制定本办法。 

第二条 本办法所称审计档案,是指学校审计处在审计活动中直接形成的,依照有关法律、法规、规章和规定应当保存或者具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案主要包括:案卷封面、卷内材料目录、案卷备考表。

第二章  收集管理

第四条 审计档案管理,是指学校审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、保管、利用、统计和移交学校档案室等方面的工作。 

第五条 学校审计档案实行统一领导,集中管理的原则。 学校审计处主管学校的审计档案工作,同时在业务上接受上级审计机关和学校档案室的指导和监督。 

第六条 审计人员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第三章  立卷原则

第七条 审计人员立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。

第八条 审计人员应当坚持谁审计谁立卷的原则,做到审结卷成、定期归档。

第九条 审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结内的年度立卷。

第十条 审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,遵循档案材料形成的规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第四章  归档范围

第十一条 应归入审计档案中的文件材料的内容和范围:

(一)审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定及审计处、学校领导的审批意见和审计处下达的行文,审计建议书和移送处理书等审计公文;

(二)审计工作底稿、审计工作方案、审计证据;

(三)审计报告和审计报告征求意见书、审计复核确认意见书、被审计单位或被审计人的书面意见、审计组的书面说明、 审定审计报告的记录及检查审计情况的记录;

(四)有关审计项目的请示、报告、批示、批复、问函、复函、调查记录、证明材料以及与之相关的会议记录;

(五)与审计项目有关的群众来信、来访记录和单位材料等;

(六)与审计项目有关的其他按规定应归入审计档案的文件材料。 

第五章  排序规则

第十二条 审计档案卷内的文件材料应以结论类材料、证明类材料、立项类材料、备查类材料四个单元为序排列:

(一)结论性文件材料应按逆审计程序和文件材料的重要程度进行排列;

(二)证明性文件材料;按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列;

(三)立项性文件材料;按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列;

(四)备查类材料;按文件材料形成的时间顺序,结合文件材料的重要程度进行排列。

第十三条 审计档案卷内的文件材料排列规则: 

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件材料在前,次要文件材料在后;

(六)汇总性文件材料在前,原始性文件材料在后。 

第六章  装订移交

第十四条 审计档案的编目、装订与移交:

(一)案卷封面应采用硬卷皮封装;

(二)卷内材料目录应按卷内材料的排列顺序和内容编订;

(三)卷内材料应逐页注明顺序编号;

(四)案卷备考表应填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间及情况说明。

第十五条 立卷人应将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,保证电子档案与纸质档案的一致性。

第十六条 立卷人完成归类整理,经项目负责人审核,档案管理人员检查后,按规定进行编目和归档。

第十七条 档案归档应坚持以审计项目为单位进行交接, 归档时间不得迟于次年5 月底。管理人员应建立健全审计处档案保管制度,定期对档案保管情况进行检查,不得随意堆放、 损毁、失散和泄密。 

第七章  保管利用

第十八条 审计档案的保管期限一般应按审计项目案卷的 保存价值确定,分为永久、长期、短期三种。 

第十九条 审计档案在审计处存放的保管期限为一年。一年内的审计档案在审计处设专人管理,超过一年的审计档案由档案管理人员根据移交清册移交学校档案室存放管理。

第二十条 审计档案的借阅范围,一般限定在本单位内部, 凡外单位需借用审计档案的,应出具借用证明和写明借用原因,经审计处主要负责人和主管学校领导批准后方可借用,并登记好借用时间和归还日期。

第二十一条 损毁、丢失、涂改、出卖、转卖、擅自提供审计档案的,由组织依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第八章  附则

第二十二条 本办法由审计处负责解释。 

第二十三条 本办法自2017年1月9日起执行。

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